COMO SE APLICA LA GESTION DOCUMENTAL EN COLOMBIA

Puede que le sorprenda saber que la legislación colombiana cuenta con múltiples disposiciones referentes a archivos de gestión, centrales e históricos; y que la política del gobierno de implementar el  “cero papel”, ya no se limita a las en las entidades públicas  sino que está comenzando a ser regulada en entidades privadas.  La iniciativa se apoya en tres ejes correspondientes a: la implementación de buenas prácticas, la implementación de sistemas para gestionar documentos electrónicos y la optimización y automatización de procesos.

La oficina Cero Papel no propone la eliminación total de los documentos en papel. La experiencia de países que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos ya que el Estado no puede negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la utilización de medio físicos o en papel.

El paso de un modelo basado en papel a un modelo electrónico se levaría a cabo en las siguientes fases:

Uso exclusivo de papel, toda la administración es manual.

Uso exclusivo de papel, la administración se apoya en aplicaciones de tecnología

Combinación de papel con documentos digitalizados y electrónicos, la administración se apoya en aplicaciones de tecnología.

Uso exclusivo de documentos electrónicos, toda la administración utiliza únicamente aplicaciones

La última de las fases (fase 4) constituye un objetivo de largo plazo que requiere que todas las organizaciones o personas que intercambien información con la administración pública, utilicen de forma exclusiva los medios electrónicos, lo que hace necesario que tengan las condiciones técnicas disponibles y que se generalice el uso de estos medios por cada uno de ellos.

En lo que respecta a la empresa privada, una de las más recientes directrices en cuanto a Gestión Documental, corresponde a la Resolución 8934 del 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio, que le ordenó a las empresas e instituciones privadas que están bajo su vigilancia asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, indepen­dientemente del soporte en que se realicen.

Según la Resolución 8934 del 2014, el propósito de esta medida es garantizar la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la administración, los agentes estatales y la ciudadanía. Las entidades deberán implementar los siguientes instrumentos:

Programa de gestión

Tablas de retención

Cuadro de clasificación

Tablas de valoración documental

Reglamento interno de archivo.

La adopción de una política de Gestión Documental por parte de las empresas, más  allá de cumplir con una norma, facilita la eficiencia dentro de la empresa y la comunicación con agentes externos como clientes y proveedores.  La transición del uso del papel al intercambio y almacenamiento de datos en forma digital es un gran paso hacia la modernidad que permitirá mantener la calidad de la información, ofrecer mejores tiempos de respuesta a consultas de clientes y empleados y un acertado cumplimiento con las medidas, y al mismo tiempo ahorra dinero al reducir costos de almacenamiento, papel e insumos de impresión.